Digitale Personalakte
Alle Mitarbeiterdokumente — zentral, sicher und jederzeit abrufbar. Schluss mit Papierbergen, Suchaufwand und verlorenen Unterlagen.
Die Personalakte der Zukunft — heute schon nutzen
Die digitale Personalakte ist das elektronische Herzstück der modernen Personalverwaltung. Alle relevanten Mitarbeiterdokumente — von Arbeitsverträgen über Krankmeldungen bis hin zu Lohnabrechnungen — werden an einem zentralen, sicheren Ort digital abgelegt, strukturiert und archiviert. Kein Suchen in Papierordnern, kein Risiko durch verlorene Dokumente, kein unnötiger Verwaltungsaufwand.
Als Ihr Lohnbüro richten wir die digitale Personalakte für Sie ein und pflegen sie gemeinsam mit Ihnen — vollständig in die DATEV-Umgebung integriert und nahtlos mit Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung verknüpft.
Aktueller Hinweis: DATEV hat die digitale Personalakte seit 2025 in das neue Produkt DATEV Personalakte überführt — mit erweiterten Funktionen, besserer Übersicht und nahtloser Integration in DATEV Personal. Wir begleiten Sie bei der Einrichtung und Umstellung.
Übersichtlich strukturiert — alles an seinem Platz
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Kundendaten
Alle Dokumente zum Unternehmen — z.B. Änderungsmitteilungen bei Rechtsformwechsel, Adressänderungen, Tarifverträge und weitere unternehmensbezogene Unterlagen.
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Personaldaten
Alle Mitarbeiterdokumente — aufgeteilt in drei Belegkategorien: Fehl- und Arbeitszeiten, persönliche Angaben sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
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Bewegungsdaten
Alle Dateien aus DATEV-Vorerfassungssystemen — für eine lückenlose Dokumentation aller lohnrelevanten Vorgänge und Bewegungen.
Optional
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Bescheinigungen
Alle erstellten Bescheinigungen für Mitarbeiter und Behörden — übersichtlich abgelegt und jederzeit mit wenigen Klicks abrufbar.
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Statistiken
Standard- und individuelle Statistiken für Ihr Unternehmen — als Grundlage für fundierte Personalentscheidungen und Unternehmensplanung.
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Zahlungsdaten
Die Zahlungsdatei für den Import in Ihr Bankprogramm — übersichtlich abgelegt und direkt verwendbar für Ihre monatlichen Lohnzahlungen.
Optional
Vorteile für Sie als Arbeitgeber
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Sofortiger Zugriff
Alle Mitarbeiterdokumente sind mit wenigen Klicks auffindbar — kein Suchen in Papierordnern, kein Zeitverlust, kein Frust.
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Kosten & Platz sparen
Papierordner, Druckkosten und Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die digitale Personalakte spart Platz, Material und Geld.
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Maximale Sicherheit
Keine Gefahr durch Feuer, Wasser oder Diebstahl. Alle Dokumente sind im DATEV-Rechenzentrum sicher und redundant gespeichert.
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Gleichzeitiger Zugriff
Mehrere HR-Verantwortliche können gleichzeitig auf die Personalakte zugreifen — ortsunabhängig, auch aus dem Homeoffice.
⚖️
Rechtssichere Archivierung
Alle Dokumente werden revisionssicher und DSGVO-konform archiviert — gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten.
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Nahtlose DATEV-Integration
Die digitale Personalakte ist vollständig in DATEV integriert — Lohnabrechnung, Personalakte und Zahlungsdaten laufen in einem System zusammen.
Vorteile für Ihre Mitarbeiter
📱
Eigene Dokumente einsehen
Mitarbeiter können auf Wunsch eingeschränkten Zugriff auf ihre eigene Personalakte erhalten und Stammdaten selbst aktualisieren.
📄
Lohnabrechnungen jederzeit
In Kombination mit DATEV Arbeitnehmer online haben Mitarbeiter direkten Zugriff auf ihre Lohnabrechnungen und Bescheinigungen.
🔒
Datenschutz gewährleistet
Strikte Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter nur die eigenen Daten einsehen kann — DSGVO-konform und sicher.
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Keine verlorenen Dokumente
Bescheinigungen, Verträge oder Abrechnungen können nicht mehr verloren gehen — alles ist digital archiviert und jederzeit abrufbar.
Jetzt vorbereiten — ab 2027 Pflicht
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle lohn- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) digital bereitgestellt werden. Die digitale Personalakte ist damit nicht nur ein Komfortvorteil — sie wird zur operativen Notwendigkeit.
Wer jetzt handelt, ist bestens vorbereitet und vermeidet kurzfristigen Handlungsdruck. Als Ihr Lohnbüro begleiten wir Sie bei der Einführung und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
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Ab 2027 Pflicht
Die euBP macht die digitale Bereitstellung lohnrelevanter Unterlagen ab Januar 2027 zur Pflicht.
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Jetzt einrichten
Wer heute startet, profitiert sofort von den Vorteilen und ist 2027 ohne Stress compliant.
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Wir begleiten Sie
Von der Einrichtung bis zur täglichen Nutzung — wir sind an Ihrer Seite und sorgen für einen reibungslosen Start.
Digitale Personalakte einrichten
Starten Sie jetzt in die digitale Personalverwaltung — wir richten alles für Sie ein und begleiten Sie Schritt für Schritt. Sprechen Sie uns an!
